Systems integration of heterogeneous cultural heritage information systems in museums: a case study of the National Palace Museum

Shao-Chun Wu

Received: 6 February 2014 / Revised: 27 May 2015 / Accepted: 27 May 2015 / Published online: 6 June 2015copy; Springer-Verlag Berlin Heidelberg 2015

Abstract：This study addresses the process of information systems integration in museums. Research emphasis has concentrated on systems integration in the business community after restructuring of commercial enterprises. Museums fundamentally differ from commercial enterprises and thus cannot wholly rely on the business model for systems integration. A case study of the National Palace Museum in Taiwan was conducted to investigate its systems integration of five legacy systems into one information system for museum and public use. Participatory observation methods were used to collect data for inductive analysis. The results suggested that museums are motivated to integrate their systems by internal cultural and administrative operations, external cultural and creative industries, public expectations, and information technology attributes. Four factors related to the success of the systems integration project: (1) the unique attributes of a museumrsquo;s artifacts, (2) the attributes and needs of a systemrsquo;s users, (3) the unique demands of museum work, and (4) the attributes of existing information technology resources within a museum. The results provide useful reference data for other museums when they carry out systems integration.

Keywords： Systems integration · Legacy systems · Museum management · National Palace Museum

5 Conclusion

Modern museum SI has rarely been scientifically evaluated, particularly with respect to detailed comprehensive SI. With few relevant reference cases on which to rely, the NPMrsquo;s SI Project underwent 6 months of planning and research. The project took 2 years to complete because it accounted for the museumrsquo;s business traits and unique needs. Ultimately, it successfully integrated the information systems of five highly heterogeneous legacy systems, including CMS, DLs, and an image processing system for paintings and calligraphy. This study considered the factors related to the NPMrsquo;s SI implementation as a case study. Its goal was to provide a reference for other museums to rely on when they plan or implement their own museum SI.

This study found that conducting a thorough SI Project in a museum, including the data processing, is a very challenging task. The NPM integrated its information systems using internal and external factors. The key factors that influenced the NPMrsquo;s SI included work properties, the materials and forms of collections, user traits, project management approaches, and IT resource. An analysis of the reasons for and the factors influencing SI found that NPMrsquo;s information systems integration differed substantially from the SI that is implemented by commercial enterprises after enterprise application integration (EAI) or mergers. A museumrsquo;s SI can refer to EAI or business mergers for concepts or techniques, but a museumrsquo;s information systems are unique in many respects, such as data content characteristics, flow, organizational atmosphere, user habits, functions, and requirements. Thus, the usefulness of a business approach in the museum context is limited. The results of this study suggest several particularities about museum SI that can serve as a reference for other museums when they carry out SI.

5.1 A museumrsquo;s collections and the nature of its work influence the extent of its SI work

A thorough SI integrates hardware, software, data, interfaces, and procedures. The results of this study suggest that museums vary in their levels of integration of these elements. The extent of integration also likely varies among these elements within a given museum. Furthermore, the primary factors that influence the extent of integration are the attributes of the collections being integrated and the nature of a museumrsquo;s work.

In the NPMrsquo;s SI, the hardware and software had the highest levels of integration because they required knowledge and decision-making limited to IT. Interfaces had the next highest level of integration. This study found that the functional interfaces of the legacy systems differed by the work requirements of the individual departments. After the integration, it was found that, although some departmental interfaces could not be completely integrated and they retained some uniqueness based on the nature of their work, the style and the input/output designs of the interfaces could be integrated. The key was the use of thorough and accurate knowledge about user habits and preferences.

With respect to process integration, the SI Project successfully integrated processing problems such as registration and key-in authority limits of the basic artefactual data, operational procedures for artefactual conservation and maintenance, and descriptions of exhibition data. However, process integration was performed for a limited amount of the common data input operations within the museum and there was no dramatic SI of the operations of the departments. Even though process integration was limited, it was still useful for understanding the museumrsquo;s management and administration operations. Information integration had the lowest level of integration in the SI Project. This was mainly because detailed artefactual information was reflected primarily in the artifactsrsquo; metadata, which required specialized knowledge about art history and involved description requirements for the diversity of art pieces. Different structures of metadata still needed to be used after the SI, suggesting that information integration had the lowest level of SI. Table 5 summarizes these aspects of the integration.

5.2 Background knowledge should be drawn from existing registration or

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系统整合博物馆异质文化遗产信息系统 - 国立故宫博物院案例研究
吴绍春

收到日期：2014年2月6日/修订日期：2015年5月27日/接受日期：2015年5月27日/在线发布：2015年6月6日copy;Springer-Verlag Berlin Heidelberg 2015

摘要：本研究论述了博物馆信息系统集成的过程。研究重点集中在商业企业重组后的商业系统集成。博物馆与商业企业根本不同，因此不能完全依赖于系统集成的商业模式。以台湾国立故宫博物院为例，对其遗留系统整合为一个博物馆和公共使用信息系统进行了调查。参与式观察方法被用来收集归纳分析的数据。结果表明，博物馆有动力通过内部文化和行政运作，外部文化和创意产业，公众期望和信息技术属性来整合他们的系统。系统集成项目成功的四个因素：（1）博物馆文物的独特属性;（2）系统用户的属性和需求;（3）博物馆作品的独特需求;​​以及（4）博物馆内现有信息技术资源的属性。这些结果为其他博物馆进行系统集成时提供了有用的参考数据。

关键词：系统集成，遗留系统，博物馆管理，故宫博物院

5结论

现代博物馆系统集成很少经过科学评估，特别是在详细的全面系统集成方面。由于很少有相关的参考案例需要依靠，NPM的系统集成项目进行了6个月的规划和研究。该项目需要2年时间才能完成，因为它考虑了博物馆的商业特点和独特需求。最终，它成功整合了五个高度异构的遗留系统的信息系统，包括网站内容管理系统，动态链接库和用于绘画和书法的图像处理系统。本研究考虑了与NPM的系统集成实施相关的因素作为案例研究。其目标是为其他博物馆在计划或实施自己的博物馆系统集成时依靠它提供参考。

这项研究发现，在博物馆进行一个完整的系统集成项目，包括数据处理，是一项非常具有挑战性的任务。 NPM利用内部和外部因素整合其信息系统。影响NPM的系统集成的关键因素包括工作属性，材料和收集形式，用户特征，项目管理方法和IT资源。对影响系统集成的原因和影响因素的分析发现，NPM的信息系统集成与商业企业在企业应用集成（EAI）或兼并后实施的系统集成大不相同。博物馆的系统集成可以指EAI或企业兼并的概念或技术，但博物馆的信息系统在很多方面都是独一无二的，如数据内容特征，流程，组织氛围，用户习惯，功能和要求。因此，商业方法在博物馆中的实用性是有限的。这项研究的结果表明了博物馆系统集成的几个特点，可以作为其他博物馆实施系统集成时的参考。

5.1博物馆的馆藏及其作品的性质影响着他们的作品的范围

全面的系统集成集成了硬件，软件，数据，接口和程序。这项研究的结果表明博物馆在这些元素的整合水平上有所不同。博物馆内的这些元素之间的整合程度也可能不同。此外，影响整合程度的主要因素是整合馆藏的属性和博物馆的服务性质。

在NPM的系统集成中，硬件和软件具有最高的集成度，因为它们只需要IT部门的知识和决策。接口具有第二高的集成度。这项研究发现，遗留系统的功能界面不同于各个部门的工作要求。在整合之后，发现虽然一些部门界面不能完全集成，并且基于其工作性质保留了一些独特性，但可以整合界面的风格和输入/输出进行设计。关键是关于用户习惯和偏好的全面和准确的知识的使用。

在过程集成方面，系统集成项目成功整合了基本人工数据的登记和登记权限限制，人工保存和维护的操作程序以及展览数据的描述等问题处理。然而，在博物馆内进行了有限数量的通用数据输入操作的流程整合，并且这些部门的操作没有出现严重的系统集成。尽管流程整合有限，但对于了解博物馆的管理和行政运作仍然有用。信息集成在系统集成项目中的集成度最低。这主要是因为详细的人为信息主要反映在人工制品的元数据中，这需要关于艺术史的专业知识以及涉及艺术作品多样性的描述要求。不同的元数据结构仍然需要在系统集成之后使用，这表明信息整合具有最低的系统集成水平。表5总结了这些方面的整合。

5.2应从现有的博物馆学的注册或描述标准中提取背景知识

我们对系统集成项目的评估表明，尽管一体化的某些方面具有挑战性，但系统集成解决了许多需要相互关联的重叠流程以改进博物馆管理。多年来在国际博物馆学领域已经产生了许多收集管理和程序标准，以解决这种重叠问题，为博物馆工作流程提供规范，并提高管理效能。我们建议其他博物馆在实施系统集成时参考现有的馆藏管理程序标准。

由此，博物馆可以初步了解可以整合的程序以及系统功能必须连接的程序。例如，由英国博物馆文献协会建立的博物馆收藏记录标准程序（SPECTRUM）记载了用于记录重要收集信息和收集管理的规范。由国际博物馆委员会国际文献委员会起草的“CIDOC博物馆对象信息指南：信息组和类别”和“CIDOC简介”规定了博物馆馆藏信息的注册管理。世界各地的一些博物馆正在采用这些收集管理标准，这些标准对于博物馆人员理解与系统集成有关的程序而言可能是重要参考。这些标准可以成为博物馆人员讨论博物馆运作的常规程序和管理程序范围时的重要指标。

5.3组织文化，管理和对IT的熟悉对于系统集成的成功至关重要

一个博物馆需要其高级管理人员在实施系统集成时的支持，并且承认并采取行动，这一点很重要，因为博物馆的组织氛围与商业企业不同。项目管理必须采取适合博物馆的方法。我们在实行系统集成项目期间发现，博物馆的组织文化以及IT人员与策展人之间的关系对系统集成的实施产生了深远的影响。 系统集成项目中每个部门的经理都与IT人员一起工作了多年，所以他们在一定程度上理解了彼此的工作和责任的性质。策展人执行TELDAP并熟悉信息系统的重要性以及遗留系统的缺点，因此他们能够达成共识并成功完成系统集成项目。我们建议实施系统集成的博物馆在制定计划之前首先处理以下因素：

1. 选择系统集成的方法在多大程度上可以适应组织文化，
2. 利益相关者之间达成共识的程度，
3. 部门经理在多大程度上明确了解各部门管理权限的责任和限制，以及
4. 关键人员的IT素养程度。

5.4规模和资源确定系统集成的方法和程度

NPM花了2年完成系统集成。该项目需要大量时间和资金投入，并涉及硬件，软件，信息，流程和界面的集成。每个部门的操作和程序都需要调整，用户需要在系统集成完成后进行调整。这些条件意味着NPM的系统集成是一项相当大的工作。然而，博物馆因内部和外部原因致力于这个大型项目。如果其他中小型博物馆面临维护大量传统系统或承诺系统集成的选择，他们不应该盲目进入项目。强烈建议他们在决定是否实施全面的系统集成时考虑其人力资源，可用和可用资金，IT支持，组织和管理能力。将IT工作外包给私营公司的中小型博物馆可能会发现，获得成功完成系统集成项目所需的人力资源极具挑战性。此外，动态链接库的创建依赖于特殊的项目资金，而没有专门的技术规划;相对较小的博物馆很难实现其遗留系统的大规模整合。

因此，为了建立系统集成或收集数据的综合搜索，相对较小的博物馆可以决定采用最小化程序，成本和项目管理难度的方法。彻底的系统集成要求高成本，直接和间接，以及大量的时间和精力投入。而且，最终的结果对博物馆的功能有很大的影响。小型博物馆或资源有限的博物馆可能会考虑在系统集成之前在每个系统中执行足够深度的元数据翻译，或者实施搜索引擎以提供跨系统查询服务以满足用户的需求。小步骤可以充分缓解一些数据问题，避免立即需要大规模的系统集成项目。总而言之，国家公共部门管理体系的计划和实施是基于国家预防机制和其他博物馆之间的内在差异。在两年的时间里，NPM完成了技术，信息，流程和界面集成的工作，最终创建了一个统一的集成系统。在此期间，出现了一些系统集成博物馆的有趣案例。 2013年，美国克利夫兰艺术博物馆完成了一个为期3年的整合现有系统的过程，这些系统与博物馆馆藏和其业务流程相关^[2]。他们的系统集成模型与NPM模型相似，尽管克利夫兰艺术博物馆的系统集成包括应用程序编程接口（API）与Getty词汇集成以及博物馆附属图书馆的图书馆系统。因为图书馆中的综合参考资料可能会支持博物馆馆长对博物馆收藏数据的搜索，因此NPM应该在未来适用。博物馆数据的语义网整合是跨越不同机构集合并进行综合搜索的一种方式。例如，与大型博物馆如卢浮宫，维多利亚和阿尔伯特博物馆，乌菲兹美术馆和伦敦国家美术馆合作，欧盟资助的ARTISTE项目使用RDF测绘技术在博物馆的异构动态链接库中创建共享语义。它使用开放档案计划和搜索/检索网站服务来建立系统间可操作性的标准^[1]。与NPM系统不同，这种整合方法不涉及博物馆内部工作流程的整合，而且它的整合目标，模型和技术也不同。然而，这种方法值得在国家预防机制和其他博物馆进行跨机构或跨范围整合文化数据的未来考虑。

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